2.4 Contoh Pengolahan Data Menjadi Informasi

Dalam sistem informasi, data perlu diolah agar dapat memberikan informasi yang berguna. Pengolahan dapat dilakukan dengan berbagai cara, seperti mengelompokkan, menghitung, membandingkan, atau menyajikan data dalam bentuk yang lebih mudah dipahami. Dua contoh berikut menunjukkan bagaimana proses tersebut berlangsung dalam sistem informasi.

Dalam sistem informasi berbasis komputer, data yang dimasukkan pengguna diproses sesuai aturan yang telah ditetapkan, kemudian disajikan dalam bentuk laporan atau keluaran lainnya. Pengguna dapat memilih dan memanfaatkan hasil tersebut sesuai kebutuhan.

Contoh 1: Aplikasi Kasir di Toko Buku

Sebuah toko buku menggunakan aplikasi kasir untuk mencatat penjualan. Setiap kali pembeli melakukan pembayaran, kasir memindai barang sehingga aplikasi menyimpan data transaksi, seperti tanggal, nama barang, jumlah, dan harga. Pada akhir hari, data transaksi tersebut dapat direkap menjadi laporan penjualan harian.

Pemilik toko ingin mengetahui barang mana yang lebih banyak terjual selama lima hari kerja, Senin sampai Jumat, antara buku tulis dan pulpen.

Data awal. Tabel berikut merupakan rekap penjualan harian yang tersimpan di aplikasi. Setiap baris menunjukkan jumlah satu barang yang terjual pada hari tertentu.

Rekap harian tersebut merupakan hasil pengolahan dari seluruh transaksi yang terjadi pada masing-masing hari. Namun, untuk menjawab pertanyaan pemilik toko, data tersebut masih perlu diolah lebih lanjut.

Pengolahan oleh sistem. Pemilik toko memilih laporan penjualan berdasarkan barang untuk periode Senin sampai Jumat. Aplikasi kemudian mengelompokkan data berdasarkan nama barang dan menjumlahkan jumlah penjualannya.

Hasil pengolahan.

• Buku tulis: 12 + 15 + 18 + 14 + 21 = 80 unit
• Pulpen: 8 + 10 + 7 + 12 + 16 = 53 unit

Informasi yang diperoleh. Selama lima hari kerja tersebut, buku tulis terjual sebanyak 80 unit, sedangkan pulpen terjual sebanyak 53 unit. Artinya, buku tulis terjual 27 unit lebih banyak daripada pulpen.

Pemanfaatan. Informasi tersebut dapat digunakan pemilik toko untuk mengatur persediaan. Jika penjualan buku tulis cenderung lebih tinggi, jumlah stok yang disiapkan dapat disesuaikan agar tidak cepat habis. Laporan penjualan juga membantu pemilik toko memantau kondisi penjualan tanpa harus menghitung seluruh transaksi satu per satu.

Hasil pengolahan tetap bergantung pada data yang digunakan. Jika kasir salah memasukkan jumlah barang atau transaksi tidak tercatat, hasil laporan juga dapat menjadi tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya.

Data yang Sama, Laporan yang Berbeda

Data yang sama dapat digunakan untuk menghasilkan informasi yang berbeda. Perbedaannya terletak pada pertanyaan yang ingin dijawab.

Misalnya, pemilik toko tidak lagi ingin mengetahui barang yang paling banyak terjual. Kali ini ia ingin mengetahui hari dengan jumlah penjualan tertinggi. Untuk menjawab pertanyaan tersebut, data yang sama dapat dikelompokkan berdasarkan hari, kemudian jumlah penjualan buku tulis dan pulpen dijumlahkan.

Dari hasil tersebut diketahui bahwa penjualan tertinggi terjadi pada hari Jumat, yaitu sebanyak 37 unit.

Aplikasi juga dapat menyajikan hasil tersebut dalam bentuk grafik sehingga perbedaan jumlah penjualan antarhari lebih mudah dilihat. Bentuk penyajian dapat dipilih sesuai kebutuhan pengguna dan jenis informasi yang ingin disampaikan.

Contoh ini menunjukkan bahwa satu kumpulan data tidak hanya menghasilkan satu informasi. Data yang sama dapat diolah dengan cara berbeda untuk menjawab pertanyaan yang berbeda.

Jika kecenderungan yang sama muncul selama beberapa minggu, pemilik toko dapat mulai mengenali pola penjualan. Informasi tersebut dapat digunakan untuk mempertimbangkan kebutuhan operasional, misalnya menyesuaikan jumlah stok atau mengatur jadwal petugas pada hari-hari tertentu.

Contoh 2: Rekap Nilai dalam Sistem Informasi Akademik

Contoh berikut berasal dari lingkungan perguruan tinggi. Seorang dosen memasukkan nilai akhir 30 mahasiswa ke dalam sistem informasi akademik. Daftar nilai tersebut berisi data masing-masing mahasiswa, tetapi kondisi kelas secara keseluruhan belum langsung terlihat.

Data awal. Sistem menyimpan nilai akhir dari 30 mahasiswa.

Pengolahan oleh sistem. Sistem mengelompokkan nilai ke dalam beberapa rentang, kemudian menghitung jumlah mahasiswa pada setiap rentang tersebut.

Hasil pengolahan.

Informasi yang diperoleh. Sebanyak 15 dari 30 mahasiswa memperoleh nilai pada rentang 70–79. Sementara itu, terdapat dua mahasiswa yang memperoleh nilai di bawah 60.

Informasi tersebut memberikan gambaran tentang sebaran nilai di kelas. Dosen dapat menggunakannya untuk melihat kondisi umum hasil belajar dan menentukan apakah diperlukan perhatian lebih lanjut pada kelompok mahasiswa tertentu.

Informasi yang sama juga dapat digunakan oleh pengguna yang berbeda untuk kebutuhan yang berbeda. Dosen dapat menggunakannya sebagai salah satu bahan untuk memberikan bimbingan tambahan. Sementara itu, kepala program studi dapat membandingkan hasil beberapa kelas untuk mempertimbangkan apakah suatu mata kuliah atau proses pembelajarannya perlu dievaluasi. Keputusan seperti ini berkaitan dengan pengelolaan kegiatan organisasi dalam jangka menengah.

Rekap nilai tersebut tetap memiliki batas. Informasi mengenai sebaran nilai belum menjelaskan alasan mengapa sebagian mahasiswa memperoleh nilai rendah. Untuk mengetahui hal tersebut, dosen perlu melihat data lain, seperti nilai tugas, hasil ujian, atau catatan kehadiran. Data tambahan tersebut dapat memberikan gambaran yang lebih lengkap mengenai kondisi mahasiswa.

Melihat Kedua Contoh Bersamaan

Kedua contoh menunjukkan pola pengolahan yang serupa, meskipun data dan kebutuhannya berbeda.

Dari kedua contoh tersebut terlihat bahwa sistem informasi membantu mengolah data menjadi keluaran yang lebih mudah digunakan. Sistem dapat menangani proses berulang seperti mengelompokkan, menjumlahkan, dan menghitung dalam jumlah banyak. Sementara itu, manusia tetap menentukan pertanyaan yang ingin dijawab, menilai apakah data yang digunakan sudah sesuai, dan menggunakan informasi tersebut dalam mengambil keputusan.